Manajemen Sertfikasi ISO

Pimpinan organisasi harus sudah menetapkan standar ISO dan memastikan jika standar yang dipilih sudah sesuai dengan organisasi. Untuk memilih sertifikat ISO setidaknya organisasi harus sudah beroperasi dalam 3 bulan. Sehingga informasi perusahaan telah memiliki beberapa proses yang bisa dinilai oleh konsultan ISO.

Sebaiknya pimpinan telah aktif dalam industri / asosisasi profesi untuk melihat bagaimana implementasi ISO yang dapat bekerja dalam organisasi. Sehingga pimpinan organisasi juga dapat memberikan informasi mengenai penerapan sertifikasi ISO dan menggunakan sumber informasi ini untuk menambah kebutuhan informasi terkait standar ISO.

Organisasi dapat dibuat dengan sistem working-group untuk mencapai pelaksanaan sertifikasi ISO terdiri dari ketua proyek dan tim. Setidaknya dalam 1 tim terdapat 2 orang dalam setiap divisi / departemen. Penetapan manajemen representatif bisa ada atau ditiadakan, tetapi top management tetap harus terlibat aktif dalam penerapan sistem ini sebagai leadership.

Konsultan ISO juga memberikan jasa training kepada seluruh karyawan dimana training awareness (pengenalan) bisa berupakan dokumentasi dan training internal audit. Training ISO dapat membantu dalam menambah pengetahuan untuk proses implementasi ISO sehingga mendapatkan hasil yang maksimal.

Standar ISO dapat dijadikan sebagai sasaran organisasi untuk mengembangkan senior manajemen dengan upaya berkelanjutan dalam memastikan hasil terbaik yang dapat dipertahankan selama proses sertifikasi berangsung. Konsultan ISO bertanggung jawab dalam mengembangkan sistem manajemen ISO yang sebenarnya. Konsultan akan memberikan nasihan mengenai strategi dan implementasi yang dapat meningkatkan nilai proses. Meskipun ada konsultan ISO, bukan berarti menghapus tanggung jawab pimpinan dalam menerapkan standar ISO, oleh karena itu diharapkan organisasi dan manajemen terlibat aktif.

Sistem manajemen organisasi yang diterapkan harus dilakukan analisa apakah sudah sesuai atau mana saja yang belum diterapkan. Organisasi harus menetapkan kebijakan, struktur organisasi, jobdesc, KPI / target, manual mutu, serta prosedur kerja dari tiap departemen organisasi. Jika dibutuhkan informasi lebih rinci, anda dapat berkonsultasi langsung dengan konsultan ISO. Setidaknya organisasi harus telah menerapkan standar ISO selama 3 bulan sebagai persyaratan. Standar ISO memberikan kerangka dalam proses manajemen yang baik, menentukan hal-hal yang perlu dimasukkan dengan sistem manajemen.

Hal penting yang perlu dilakukan pimpinan adalah bekerjasama dengan konsultan ISO terpercaya untuk dapat menerapkan standar-standar ISO yang sesuai prosedur. Konsultan ISO akan membantu organisasi dalam mendapatkan sertifikat ISO secepat mungkin.

Organisasi sebaiknya melakukan audit internal dengan melakukan rapat peninjauan manajemen, tahapan yang termasuk dalam memberikan laporan analisa kesenjangan yang akan mengidentifikasi tindakan untuk organisasi dalam memenuhi persyaratan standar ISO sebagai bantuan perencanaan.

Pemeliharaan sistem manajemen ISO dengan implementasi yang baik agar dapat memaksimalkan sertifikat ISO yang diperoleh. Komunikasi dan training ISO harus dilakukan secara teratur dan berkelanjutan bersama seluruh staf. Audit internal juga harus dilakukan untuk memastikan organisasi sudah memiliki persyaratan standar.

Jika organisasi sudah siap, anda dapat mengundang badan sertifikasi ISO untuk melakukan audit pada perusahaan dan menyelesaikan semua NC (Non Confirmity) jika ditemukan dalam audit. Auditor akan mengungkapkan efektivitas manajemen sistem apa yang dapat membantu Anda untuk memenuhi semua persyaratan standar ISO. Jika sudah sesuai, organisasi akan disarankan untuk segera proses sertifikasi ISO.