Setiap organisasi maupun perusahaan tentu memiliki tujuan, visi, dan misi dalam pengelolaan sistem manajemen yang tidak dapat dilepaskan dari peran sumber daya manusia yang dimiliki untuk mencapai target yang sudah ditetapkan. Ketersediaan sumber daya manusia yang handal sesuai dengan kompetensi adalah kunci sukses sebuah organisasi dan perusahaan dalam mencapai target, karena sumber daya manusia merupakan bagian pokok terpenting dari adanya organisasi.
Karena pentingnya sumber daya manusia dalam kesuksesan perusahaan, maka prinsip “Place the right man in the right job” harus diutamakan untuk mendukung pencapaian target yang diinginkan perusahaan.
Sumber daya manusia memiliki peranan yang sangat besar untuk kesuksesan organisasi, sudah banyak organisasi yang menyadari hal ini bahwa adanya SDM dalam perusahaan dapat memberikan keunggulan dalam bersaing. Oleh karena itu, sumber daya manusia menjadi hal yang sangat penting untuk dikelola perusahaan dalam melaksanakan proses bisnis hingga berjalannya roda organisasi sesuai yang telah diharapkan. Disinilah komitmen manajemen dalam pengelolaan sistem manajemen sumber daya manusia dituntut. Tanpa adanya komitmen yang baik dari manajemen, akan sulit sistem manajemen SDM dapat berjalan dengan baik.
Langkah sederhana yang bisa dilakukan manajemen dalam pengelolaan SDM adalah dengan membuat perencanaan tenaga kerja ( Human Resources Planning ) yang lebih sistematis untuk menjamin kelangsungan hidup dan mengembangkan organisasi melalui serangkaian pelaksanaan program ketenagakerjaan yang terarah untuk menjamin perlindungan seluruh karyawan, dengan begitu hubungan antara pegawai dengan industri lebih harmonis dan dapat meningkatkan kesejahteraan pegawai.
Banyak manfaat yang dapat diperoleh perusahaan atau organisasi ketika memiliki sistem perencanaan tenaga kerja ( Human Resources Planning ), diantaranya:
- Dapat menentukan kualitas serta kuantitas para pegawai yang mengisi semua jabatan di dalam organisasi tersebut.
- Menjamin ketersediaan pegawai di masa sekarang dan masa yang akan datang Jadi tidak akan terjadi kekurangan ataupun kelebihan jumlah pegawai.
- Menghindari terjadinya miss management atau informasi yang tumpah tindih terhadap pelaksanaan tugas setiap SDM.
- Mempermudah jalur koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi pelaksanaan tugas para sumber daya manusia jadi lebih produktif.
- Menjadi pedoman dalam menetapkan program ketenagakerjaan.
- Sebagai acuan untuk menilai kinerja dari karyawan.
Tahapan Dalam Perencanaan Tenaga Kerja (Human Resources Planning)
Mengumpulkan Serta Mengolah Data Perusahaan & Kepegawaian
Kumpulkan data untuk mempelajari dan memahami semua aspek lingkungan di dalam perusahaan dapat membantu untuk merencanakan serta mengantisipasi isu yang muncul dari kondisi yang tidak stabil.
Menentukan segala aspek lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi lingkungan eksternal, organisasional, dan persediaan pegawai.
Data perusahaan yang dibutuhkan dalam hal ini yaitu:
- Target yang ingin dicapai perusahaan, apakah laba atau memberikan pelayanan atau nirlaba.
- Mengetahui jenis perusahaan, apakah termasuk dalam perusahaan lini, lini dan staf, atau fungsional komite.
- Informasi dasar dari tiap departemen dan struktur organisasi.
- Informasi mengenai kendali dari setiap departemen dan bagian.
- Kepemimpinan perusahaan, individu atau sejarah kolektif.
- Jumlah karyawan yang ada di dalam perusahaan dengan perincian manajerial dan operasional.
- Jenis kewenangan atau otorisasi yang di delegasikan dalam perusahaan.
- Tingkat dari seluruh sumber daya manusia sesuai dengan posisi jabatan.
Melakukan Penyusunan Job Analysis / Analisis Jabatan SDM
Job analysis adalah proses kegiatan untuk menghimpun serta menyusun seluruh informasi mengenai tugas, jenis pekerjaan, serta tanggung jawab dari SDM yang dimiliki perusahaan. Agar analisis jabatan ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan harus memberikan informasi tentang beberapa aspek pekerjaan.
Aspek pekerjaan yang dapat dianalisis meliputi output pekerjaan, aktivitas, serta tugas yang dilakukan, kompetensi yang dibutuhkan, dan struktur kompensasi. Tujuan dari adanya analisis jabatan mengidentifikasi jabatan terkait dengan riwayat pekerjaan seluruh SDM.
Sehingga dapat diketahui setiap SDM memiliki peran, tanggung jawab, dan kewenangan yang sesuai dengan jabatan terkait dengan Persyaratan yang telah ditetapkan untuk suatu jabatan termasuk persyaratan pengetahuan, keterampilan, pengalaman, john karakter yang dibutuhkan dari pemangku jabatan tersebut.
Output dari analisis jabatan memberikan informasi mengenai aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan pekerjaan, perilaku manusia dan alat yang digunakan, dengan kata lain mencakup uraian jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan.
Analisis jabatan dapat dilakukan pada organisasi yang hendak dibentuk ketika membutuhkan para pekerja baru maupun organisasi berkembang pesat yang membutuhkan analisis jabatan.
Perkiraan & Perencanaan Persediaan Pegawai
Evaluasi persediaan tenaga kerja mempertimbangkan tingkat persediaan serta kemampuan, jenis, umur, pendidikan, penyebaran, kebijakan perburuan dll.
Perkiraan & Perencanaan Kebutuhan Jumlah Pegawai
- Memperkirakan jumlah permintaan pegawai dengan menggunakan metode yang sesuai.
- Memperkirakan penawaran pegawai baik dari sumber internal ataupun eksternal.
Penyusunan Neraca Pegawai
Melakukan analisis Kesenjangan antara persediaan pegawai dan permintaan kebutuhan pegawai perusahaan
Penyusunan Program Kepegawaian
- Merumuskan berbagai alternatif program yang dianggap dapat mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
- Memilih kegiatan yang paling baik di antara semua alternatif yang ada di dalam perusahaan.
- Mengintegrasikan seluruh kegiatan yang sudah dipilih dalam kerangka kerja yang utuh.
