Training General Affair (GA) merupakan salah satu program pelatihan yang ditujukan bagi pegawai yang ingin meningkatkan keterampilannya dalam bidang general affair. Program ini sangat cocok bagi pegawai yang baru saja mendapatkan promosi, atau yang sedang dalam proses menuju promosi. Dengan mengikuti program pelatihan ini, diharapkan peserta dapat meningkatkan keterampilannya dalam melakukan pekerjaan general affair sehingga dapat memberikan kontribusi yang lebih baik bagi perusahaan.
General Affair Department adalah sebuah departemen dengan tugas mereka berkaitan dengan segala sesuatu yang disediakan secara duniawi untuk pegawai di sebuah perusahaan, tidak termasuk bidang produksi, marketing, hingga finansial. Departemen General Affair biasanya dibagi lagi menjadi departemen seperti Perijinan, Administrasi, Provider, IT, Obat-obatan, Telekomunikasi, Transportasi dan sebagainya. Dengan adanya departemen General Affair ini, maka group-group bisnis mudah dalam mengakses fasilitas perusahaan dan segala sesuatu yang dibutuhkan oleh mereka-mereka dalam melakukan aktivitas pekerjaan.
Pengantar GA
General Affair beroperasi dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku umum yakni, Undang-undang Nomor 23 Tahun 2009 tentang Administrasi Kependudukan, Surat Edaran Mendagri Nomor 70 Tahun 2012 tentang Ketentuan Teknis Pencetakan, Pengelolaan, dan Penyebaran KTP-el, dan juga Surat Edaran Mendagri Nomor 67 Tahun 2013 tentang Ketentuan Teknis Carta Urung Dari Kedudukan Sebagai Warga Negara Indonesia.
Tugas utama GA adalah menyiapkan, mengelola, dan mendistribusikan alat-alat operator produksi dan administrasi perkantoran. GA adalah satuan organisasi perusahaan yang bertanggung jawab atas segala tugas administrasi. Tugas GA meliputi segala hal yang berhubungan dengan administrasi perusahaan seperti purchasing, pengecekan ketepatan waktu pengiriman barang dan dokumen, penyiapan dan pengamatan laporan keuangan, serta tugas-tugas lainnya.
Tanggung Jawab GA
Sebagai urusan umum, Anda tentu memiliki tanggung jawab yang besar. Berikut ini adalah tanggung jawab menjadi urusan umum.
Pengadaan Barang
Barang atau aset perusahaan terkadang memiliki batasan penggunaannya, seperti printer atau Personal Computer (PC). Penggantian atau pembelian barang tersebut menjadi tugas GA dalam hal pengadaan barang.
Tujuannya agar pengadaan barang perusahaan tetap dapat menekan biaya pengeluaran aset. Semakin rendah harga pengadaan barang maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan berjalan dengan baik.
Melakukan Pembayaran & Pembelian Rutin
Selain membeli aset perusahaan semi permanen, divisi ini memiliki tugas lain seperti melakukan pembelian rutin perusahaan, pembelian alat tulis, alat tulis kantor, Kertas, Tinta Printer, dan Beberapa barang berkala lainnya.
Bagian umum juga memiliki tugas dalam pembayaran berkala, seperti pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pengeluaran lainnya. Dan umumnya, di perusahaan besar, pembayaran berkala seperti ini dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan strategi perusahaan.
Pastikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian
Seorang pekerja harian lepas atau freelancer di sebuah perusahaan juga menjadi tanggung jawab divisi umum atau GA ini. Oleh karena itu, GA berwenang menentukan besaran upah harian bagi pekerja lepas di luar gaji pegawai.
Urusan Umum Harus Menjaga Aset
Selanjutnya tugas GA adalah menjaga dan mengawasi aset yang telah mereka beli. Hal ini dimaksudkan agar pengguna atau pengguna aset perusahaan tidak menggunakannya secara sembarangan.
Wajar jika GA sering bertindak lebih tegas dan tidak main-main ketika ada pekerja yang tidak melindungi aset perusahaan karena merekalah yang bertanggung jawab ketika terjadi kerusakan aset perusahaan.
Selain itu, Anda bisa mendapatkan kontrol maksimum atas aset Anda dengan Perangkat Lunak Manajemen Aset. Lacak penggunaan aset, jadwalkan perawatan, hitung ROI & pengeluaran, dan ketahui nilai aset Anda secara otomatis. Unduh perhitungan skema penetapan harga perangkat lunak manajemen aset untuk mengetahui lebih lanjut.
Renovasi & Pembukaan Kantor Cabang
Divisi umum selalu peka dan detail saat menentukan biaya dan saat membuka kantor cabang baru atau merenovasi. GA atau divisi umum memiliki tugas untuk memutuskan, mulai dari faktor kelayakan hingga perkiraan pendanaan yang sesuai.
Fungsi Training General Affair (GA)
Setelah membahas tugas-tugas divisi umum, kita akan membahas beberapa fungsinya dalam perusahaan. Baca lebih lanjut tentang artikel ini.
Bagian Umum Fungsi Pemeliharaan dan Pemeliharaan akan menilai kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan memprioritaskannya sebelum mengajukan anggaran. GA akan memprioritaskan hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu. Namun, itu masih tergantung pada banyak faktor. Misalnya, untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, lebih baik memiliki lobi, ruang tunggu, atau ruang pertemuan yang lebih representatif.
Kemudian GA juga melakukan perawatan dari beberapa aspek, antara lain meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (area parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang rapat). , lobby dan seluruh area perusahaan), dan pemeliharaan instalasi listrik (mekanikal dan elektrikal).
Tugas-tugas tersebut dapat dengan mudah dilakukan dengan satu klik menggunakan Sistem Manajemen Fasilitas untuk Menyederhanakan proses pengelolaan dan pemeliharaan fasilitas Anda secara menyeluruh.
Menjalin Hubungan Baik
Aspek penting lain dari tugas divisi umum adalah menjaga hubungan baik dengan pemasok barang atau jasa. Ini juga termasuk membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan jika diperlukan. Hubungan ini secara tidak langsung berdampak pada produktivitas karyawan serta citra perusahaan di mata klien.
Menyiapkan Laporan Berkala
Fungsi GA berikut ini tidak kalah pentingnya dengan fungsi sebelumnya: menyusun laporan berkala untuk rapat anggaran. Laporan keuangan ini harus terdiri dari aset dan biaya kantor untuk menilai efektivitas investasi internal di perusahaan.
Membantu Urusan Perizinan
Sudah menjadi fungsi divisi umum dalam suatu perusahaan untuk mengurus segala bentuk perijinan yang diperlukan. Bisa juga menjalin hubungan dengan pihak luar, seperti pemerintah daerah, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dll.
Managemen Training General Affair (GA)
General Affairs memainkan peran penting dalam setiap organisasi. Mereka bertanggung jawab atas berbagai tugas yang berkontribusi pada tujuan dan strategi organisasi. Penting bagi staf Urusan Umum untuk memiliki pemahaman yang lengkap tentang tanggung jawab mereka dan cara terbaik untuk melaksanakannya. Mereka juga harus menyadari pentingnya proses dan sistem dalam meningkatkan kualitas layanan yang mereka berikan. Selanjutnya, mereka harus mampu menganalisis kinerja mereka sendiri dan mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan. Selain itu, mereka harus memahami bagaimana menetapkan standar kompetensi untuk profesional Urusan Umum lainnya. Terakhir, mereka harus terbiasa dengan indikator kinerja utama dan bagaimana menerapkannya dengan benar.
Mungkin setelah menjelaskan arti, fungsi, dan tugas umum, Anda mulai bertanya-tanya apakah GA sama dengan HRD? Misalkan GA di perusahaan bergabung dengan divisi HRD. Dalam hal ini, fungsi lainnya adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan jika diperlukan.
